Conditions générales d'utilisation

1.Les parties

Les présentes Conditions sont conclues entre vous (le Client) et One Solution BV, société à responsabilité limitée de droit belge dont le siège social est établi à Rubensplein 19, 1560 Hoeilaart, Belgique, immatriculée sous le numéro d'entreprise BE 0763.648.435 et exploitant la marque Waiterr (« nous »).

Vous ne pouvez accepter ces Conditions que si vous agissez en qualité professionnelle, êtes âgé d'au moins 18 ans et disposez du pouvoir d'engager l'entité que vous représentez. Waiterr est un service B2B — il n'est pas destiné aux consommateurs.

2.Description du service

Waiterr est une plateforme SaaS qui aide les professionnels de l'horeca à exploiter leur établissement. Selon la formule choisie, le service peut inclure :

• une caisse enregistreuse (POS) pour tablettes et terminaux comptoir ;
• la commande QR et le paiement à table pour les clients sur place ;
• le click & collect, la commande en ligne et (le cas échéant) la gestion de la livraison ;
• la gestion des réservations et du plan de salle ;
• l'écran cuisine (KDS), le routage des imprimantes et les écrans de suivi de commande ;
• la gestion des stocks, des recettes et des fournisseurs ;
• un CRM avec fidélité, marketing automation et agrégation des avis ;
• des statistiques, rapports, exports comptables et intégrations avec des services tiers.

Une liste détaillée et à jour des fonctionnalités par formule figure sur notre page tarifs. Nous pouvons introduire de nouvelles fonctionnalités, améliorer les existantes ou retirer celles qui ne sont plus maintenues — nous vous notifierons raisonnablement à l'avance pour tout changement matériel ayant un impact négatif sur une fonctionnalité que vous utilisez activement.

3.Création et sécurité du compte

Pour accéder à la majeure partie du service, un compte Waiterr est nécessaire. Vous vous engagez à :

• fournir des informations exactes, à jour et complètes lors de la création du compte ;
• garder vos identifiants confidentiels et sécurisés ;
• activer l'authentification à deux facteurs pour les comptes disposant de privilèges administrateur ;
• nous notifier sans délai à contact@waiterr.app en cas d'accès non autorisé ou de compromission présumée.

Vous êtes responsable de toute activité réalisée sous votre compte, y compris par les utilisateurs que vous invitez ou les intégrations que vous connectez. Vous pouvez inviter des utilisateurs supplémentaires (équipes, comptable, partenaires) dans les limites de votre formule ; chaque utilisateur doit accepter les présentes Conditions.

4.Essai gratuit

Les nouveaux clients peuvent bénéficier d'un essai gratuit de 14 jours, durant lequel l'utilisation de la plateforme ne nécessite pas de coordonnées de paiement. L'essai ne se transforme en abonnement payant que si vous choisissez activement une formule et fournissez un moyen de paiement valide.

L'usage durant la période d'essai est soumis à des limites de fair-use (nombre de commandes, volume de paiements, terminaux) et peut être interrompu à tout moment en cas d'abus avéré ou d'usage manifestement excessif par rapport à une évaluation typique.

5.Abonnement, prix et reconduction

Les frais d'abonnement sont facturés selon la formule et la périodicité que vous sélectionnez sur notre page tarifs. Les prix sont hors TVA et autres taxes applicables, qui seront ajoutées lorsque la loi l'exige.

Sauf indication contraire, les abonnements sont reconduits automatiquement pour des périodes successives de même durée (mensuelle ou annuelle) au tarif alors en vigueur, jusqu'à résiliation.

Nous pouvons modifier nos tarifs avec un préavis de 30 jours pour les formules mensuelles et de 60 jours pour les formules annuelles. La notification est envoyée à l'adresse e-mail associée à votre compte. Si les nouveaux tarifs ne vous conviennent pas, vous pouvez résilier avant leur entrée en vigueur.

Lorsque le service génère des frais variables liés à l'usage (p.ex. couvert au-delà du quota inclus en formule Starter, écrans de production additionnels, intégrations optionnelles), ceux-ci sont facturés à terme échu à la fin de chaque cycle de facturation.

Tout retard de paiement peut entraîner des intérêts de retard au taux légal belge augmentés de frais de recouvrement raisonnables, et peut conduire à la suspension ou résiliation du service après notification raisonnable et délai pour régulariser.

6.Paiements et fiscalité

Nous utilisons des prestataires de paiement certifiés pour les frais d'abonnement. Les détails de carte sont collectés et conservés directement par ces prestataires dans le cadre de la PCI-DSS - nous ne voyons ni ne stockons jamais le numéro de carte complet.

Vous nous autorisez (ainsi que nos prestataires) à débiter le moyen de paiement désigné pour tout montant dû. Vous êtes tenu de maintenir vos informations de paiement à jour. En cas d'échec de paiement, nous procédons à plusieurs nouvelles tentatives et vous notifions ; un échec persistant peut entraîner une suspension.

Pour les paiements clients finaux traités *via* la plateforme (commandes payées par vos convives), des frais additionnels peuvent s'appliquer selon le moyen de paiement, l'émetteur et le pays. Ils sont indiqués dans votre tableau de bord. Nous agissons comme simple facilitateur technique — la relation de paiement sous-jacente lie le client final, l'émetteur et l'établissement de paiement licencié.

Vous restez seul responsable de l'émission des justificatifs fiscaux et du respect de la TVA et des règles comptables applicables. Nous fournissons les outils pour vous y aider (ticket conforme caisse, exports), mais nous ne sommes pas votre comptable.

7.Résiliation, remboursements et changement de formule

Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment depuis l'application Manager dans *Paramètres → Facturation*, ou en écrivant à contact@waiterr.app.

• Formule mensuelle : la résiliation prend effet à la fin du mois de facturation en cours. Aucun remboursement partiel n'est accordé pour la portion non utilisée.
• Formule annuelle : vous pouvez basculer vers le mensuel à la fin du terme annuel. Les abonnements annuels ne sont pas remboursables, sauf si la loi l'impose.
• Rétrogradation : prend effet à la fin du cycle de facturation en cours. Vous restez sur votre formule actuelle d'ici là.
• Montée en gamme : prend effet immédiatement, le nouveau tarif étant calculé au prorata pour la fin de la période en cours.

Waiterr étant un service B2B, le droit de rétractation des consommateurs ne s'applique pas. Nous pouvons accorder un remboursement commercial au cas par cas, sans y être tenus.

8.Usage acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser le service à des fins illicites, frauduleuses, contrefaisantes ou nuisibles ;
• charger des contenus illégaux, trompeurs, diffamatoires, contrefaisants ou portant atteinte à la vie privée ;
• contourner les mesures de protection techniques ou tenter d'accéder sans autorisation au service ou aux données d'autres clients ;
• introduire des logiciels malveillants, mener des attaques par déni de service ou perturber l'intégrité ou les performances de la plateforme ;
• procéder à la rétro-ingénierie, décompiler ou extraire le code source du service, sauf dans la mesure expressément permise par la loi ;
• revendre, sous-licencier, marquer en blanc ou redistribuer commercialement le service à des tiers sans notre consentement écrit ;
• utiliser le service pour envoyer des communications commerciales non sollicitées en violation de la loi applicable ;
• utiliser des scrapers, bots ou automatisations sur nos pages publiques au-delà des limites de débit publiées.

Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte si nous constatons de bonne foi une violation de ces règles, immédiatement si nécessaire pour prévenir un préjudice grave, après préavis raisonnable dans les autres cas.

9.Données et contenus du Client

Vous conservez tous les droits sur les données et contenus que vous chargez sur le service (« Données du Client »). Vous nous accordez une licence mondiale, sans royalties et non exclusive pour héberger, traiter, transmettre, afficher et sauvegarder les Données du Client uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, à sa sécurité et au respect de la loi.

Vous êtes seul responsable :

• de l'exactitude et de la licéité des Données du Client ;
• de disposer des droits et consentements nécessaires (notamment de vos clients finaux) pour charger et traiter les données ;
• du respect du RGPD et des autres législations applicables lorsque vous agissez en qualité de responsable du traitement des données personnelles hébergées sur la plateforme.

Nous agissons en qualité de sous-traitant des Données du Client et concluons un Accord de sous-traitance (DPA) faisant partie intégrante des présentes Conditions.

À la résiliation, nous mettons les Données du Client à disposition pour export pendant 30 jours, après quoi elles sont supprimées des systèmes de production dans un délai supplémentaire de 30 jours et des sauvegardes dans un délai de 35 jours, sauf obligation légale de conservation.

10.Disponibilité du service et maintenance

Nous visons une disponibilité mensuelle de 99,9 % pour l'environnement de production, calculée hors maintenance planifiée, événements de force majeure, indisponibilités tierces hors de notre contrôle et erreurs de configuration côté client.

La maintenance planifiée est annoncée au moins 48 heures à l'avance et réalisée hors des heures de pointe horeca (typiquement entre 03h00 et 06h00 CET).

En cas de manquement matériel à l'objectif de disponibilité un mois donné, vous pouvez demander un avoir égal à 5 % du montant de l'abonnement mensuel par heure complète d'indisponibilité, plafonné à 25 % du montant du mois concerné. L'avoir doit être demandé dans les 30 jours suivant l'incident et constitue le seul recours pour les indisponibilités.

11.Support

Le support est inclus dans toutes les formules payantes. Les canaux et délais de réponse dépendent de votre formule et sont décrits sur notre page tarifs. Les niveaux de support premium (e-mail prioritaire, téléphone, account manager dédié) sont disponibles sur les formules Business et Enterprise.

L'installation sur site, la réparation matérielle et le développement d'intégrations tierces ne font pas partie du support standard. Ils sont facturés séparément en services professionnels.

12.Matériel (terminaux POS, imprimantes, écrans)

Waiterr est agnostique au matériel. Vous pouvez utiliser la plateforme sur iPad, tablettes Android et PC Windows répondant aux prérequis techniques publiés dans notre centre d'aide. Nous pouvons revendre du matériel sélectionné (imprimantes, terminaux de paiement, écrans KDS, plaques NFC) — ces ventes sont régies par nos Conditions Générales de Vente et la garantie du fabricant.

Vous êtes responsable de l'achat, de la configuration, de la sécurité et de la maintenance du matériel utilisé avec le service, y compris sa connectivité. Nous ne saurions être tenus responsables des incompatibilités introduites par les mises à jour firmware poussées par le fabricant.

13.Conditions générales de vente du matériel et des services professionnels

Cette section s'applique à la vente ou location de matériel, à l'installation, la migration de données, la formation, les intégrations sur mesure et tout service professionnel fourni en complément de l'abonnement SaaS.

• Devis et commande : les prix, le périmètre, les hypothèses de livraison et les prérequis sont définis dans un devis ou une confirmation de commande. La commande devient ferme dès son acceptation écrite, électronique ou par paiement.
• Livraison et transfert des risques : les délais de livraison sont indicatifs sauf engagement exprès. Les risques liés au matériel sont transférés lors de sa remise au client ou au transporteur.
• Réserve de propriété : le matériel demeure notre propriété jusqu'au paiement complet. Avant cela, vous ne pouvez pas le revendre, le nantir ou le modifier durablement.
• Réception des services : les services professionnels sont réputés acceptés lorsque vous utilisez le livrable en production ou si aucun défaut matériel n'est signalé par écrit dans les 7 jours calendrier suivant la livraison.
• Garantie : le matériel neuf bénéficie de la garantie légale et/ou fabricant applicable. Le matériel d'occasion ou reconditionné peut être assorti d'une garantie réduite si cela est clairement indiqué dans le devis.
• Retours : les achats B2B sont définitifs. Les retours ou échanges ne sont acceptés qu'en cas de défaut avéré, erreur de livraison ou accord écrit préalable de notre part.
• Prérequis client : vous fournissez à temps les accès, l'alimentation, le réseau, les appareils compatibles, les droits administrateur et un interlocuteur compétent. Les retards causés par des prérequis manquants peuvent être facturés séparément.

14.Services tiers et intégrations

La plateforme s'intègre à des services tiers tels que des prestataires de paiement, de cartographie et de recherche d'établissements, des outils comptables et des agrégateurs de livraison. Votre utilisation de ces services est soumise aux propres conditions et politique de confidentialité du tiers. Nous ne contrôlons pas et ne sommes pas responsables de la disponibilité, du contenu ou du comportement de ces services.

Si un service tiers devient indisponible, modifie ses conditions, augmente ses tarifs ou est arrêté, nous mettrons en œuvre les efforts raisonnables pour minimiser la perturbation, sans pouvoir garantir la continuité.

15.Propriété intellectuelle

Le service, y compris l'ensemble des logiciels, designs, marques, logos, documentation et contenus que nous fournissons, est la propriété de Waiterr ou de ses concédants et est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle. Nous vous accordons une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable pour accéder au service et l'utiliser pour vos besoins internes professionnels pendant la durée de votre abonnement.

Rien dans les présentes Conditions ne vous transfère un quelconque droit de propriété intellectuelle, hors la licence limitée expressément accordée. Vous ne pouvez retirer, altérer ou masquer aucune mention de propriété.

Retours. Si vous nous transmettez des suggestions, idées ou retours sur le service, vous nous accordez une licence perpétuelle, irrévocable et sans royalties pour les utiliser sans restriction. Nous n'avons pas à vous garder anonyme et ne vous devons rien pour cette utilisation.

16.Confidentialité

Chaque partie peut recevoir des informations non publiques de l'autre (« Informations Confidentielles »). La partie réceptrice utilise les Informations Confidentielles uniquement aux fins du présent contrat, les protège avec au moins le même soin que ses propres informations confidentielles (et jamais inférieur à un soin raisonnable), et ne les divulgue qu'aux employés, conseils et sous-traitants qui en ont besoin et sont eux-mêmes liés par des obligations de confidentialité.

Ces obligations ne s'appliquent pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans manquement, étaient connues de la partie réceptrice avant divulgation, sont développées indépendamment sans usage des Informations Confidentielles, ou doivent être divulguées par la loi (avec préavis à l'autre partie lorsque la loi le permet).

17.Protection des données

Notre traitement des données personnelles est décrit en détail dans notre Politique de confidentialité. Pour toute Donnée Client contenant des informations personnelles dont vous êtes responsable du traitement, notre Accord de sous-traitance (disponible sur demande) fait partie intégrante des présentes Conditions.

Chaque partie respecte la législation applicable en matière de protection des données (notamment le RGPD) dans l'exécution du présent contrat.

18.Garanties et exclusions

Nous garantissons que le service fonctionnera de manière substantiellement conforme à la documentation. Nous mettrons en œuvre des efforts commercialement raisonnables pour corriger les défauts matériels que vous nous signalez.

En dehors de la garantie ci-dessus et dans la mesure maximale permise par la loi, le service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité ». Nous excluons toute autre garantie, expresse ou implicite, y compris de qualité marchande, d'aptitude à un usage particulier, de non-contrefaçon et toute garantie résultant des usages commerciaux.

Nous ne garantissons pas que le service sera ininterrompu, exempt d'erreur ou répondra à toute exigence opérationnelle spécifique. Vous êtes responsable d'évaluer son adéquation pendant la période d'essai et de maintenir un plan de continuité côté établissement.

19.Limitation de responsabilité

Dans la mesure maximale permise par la loi :

• aucune partie n'est responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires ou punitifs, ni de la perte de profits, de revenus, de chiffre d'affaires, de goodwill, de réputation, d'économies anticipées ou de données, même informée de la possibilité ;
• notre responsabilité totale cumulée au titre des présentes Conditions (contractuelle, délictuelle ou autre) est plafonnée au montant des sommes que vous nous avez payées au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Rien dans les présentes Conditions ne limite la responsabilité qui ne peut être limitée en droit belge, y compris en cas de fraude, faute lourde, dol, ou décès ou dommage corporel causé par négligence.

20.Indemnisation

Vous acceptez de nous indemniser et de nous garantir contre toute réclamation tierce, dommage, responsabilité, coût et dépense (y compris frais d'avocat raisonnables) résultant de ou liés à :

• vos Données du Client, y compris toute réclamation selon laquelle elles enfreignent les droits d'un tiers ou la loi ;
• votre utilisation du service en violation des présentes Conditions ou de la loi applicable ;
• toute obligation fiscale, comptable ou en droit du travail vous incombant et non à nous.

Nous vous indemniserons et garantirons contre toute réclamation tierce alléguant que le service, utilisé conformément aux présentes Conditions, enfreint un droit de propriété intellectuelle valide dans l'UE. Cette indemnisation est subordonnée à la notification rapide de la réclamation, à notre contrôle exclusif de la défense et à votre coopération raisonnable.

21.Durée et résiliation

Les présentes Conditions entrent en vigueur lors de la création du compte ou de la souscription à une formule et restent en vigueur jusqu'à résiliation.

Chaque partie peut résilier le contrat :

• pour convenance, à la fin du cycle de facturation en cours, selon la procédure de résiliation ci-dessus ;
• pour manquement matériel, après notification écrite à l'autre partie et un délai de 30 jours pour remédier (résiliation immédiate possible pour des manquements ne pouvant raisonnablement être réparés) ;
• immédiatement si l'autre partie devient insolvable, cesse son activité ou fait l'objet d'une procédure de faillite ou similaire.

À la résiliation : (i) votre accès au service prend fin, (ii) toutes les sommes dues deviennent immédiatement exigibles, (iii) les Données du Client sont gérées comme indiqué à la section *Données et contenus du Client*, et (iv) les clauses qui par leur nature doivent survivre (PI, confidentialité, responsabilité, exclusions de garantie, droit applicable) survivent à la résiliation.

22.Modifications des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour ces Conditions de temps à autre afin de refléter les évolutions du service, du droit ou de notre activité. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page indique la version en vigueur.

Pour toute modification matérielle, nous vous notifierons par e-mail et/ou par bandeau dans l'application Manager au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'usage du service après cette date vaut acceptation des Conditions modifiées. Si vous êtes en désaccord, vous pouvez résilier avant l'entrée en vigueur.

23.Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un défaut ou retard d'exécution (autre que les obligations de paiement) résultant d'événements échappant à son contrôle raisonnable, y compris catastrophes naturelles, guerre, terrorisme, émeutes, pandémies, actes des autorités, conflits sociaux, défaillances internet, télécoms ou utilités, et actions de prestataires tiers. La partie affectée mettra en œuvre les efforts raisonnables pour atténuer.

24.Dispositions diverses

• Intégralité de l'accord. Les présentes Conditions, ainsi que la Politique de confidentialité et tout Bon de commande ou DPA conclu entre nous, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tout accord antérieur ou contemporain sur le même sujet.
• Divisibilité. Si une stipulation est jugée inapplicable, les autres restent en vigueur, et la stipulation inapplicable sera remplacée par une stipulation applicable reflétant au mieux l'intention initiale des parties.
• Absence de renonciation. Le défaut d'application d'une stipulation ne vaut pas renonciation à celle-ci.
• Cession. Vous ne pouvez céder les présentes Conditions sans notre accord écrit préalable. Nous pouvons les céder dans le cadre d'une fusion, acquisition, restructuration ou cession de tout ou substantiellement tout notre actif.
• Notifications. Les notifications qui vous sont adressées sont envoyées à l'e-mail enregistré sur votre compte. Les notifications à notre attention doivent être envoyées à contact@waiterr.app, avec copie par lettre recommandée à notre siège social pour les notifications légales.
• Indépendance des parties. Rien dans les présentes Conditions ne crée de partenariat, joint-venture ou relation de mandat entre les parties.

25.Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions sont régies par le droit belge, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.

Tout litige né des présentes Conditions ou en lien avec celles-ci est soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (chambre francophone), Belgique, sauf dispositions impératives de protection du consommateur applicables dans votre pays vous accordant une autre juridiction.

26.Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions, contactez-nous à contact@waiterr.app, ou par courrier postal :

One Solution BV — Legal, Rubensplein 19, 1560 Hoeilaart, Belgique.