Algemene voorwaarden

1.De partijen

Deze Voorwaarden worden gesloten tussen u (de Klant) en One Solution BV, een Belgische besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Rubensplein 19, 1560 Hoeilaart, België, ingeschreven onder ondernemingsnummer BE 0763.648.435 en handelend onder de naam Waiterr ("wij", "ons").

U mag deze Voorwaarden enkel aanvaarden als u in een professionele hoedanigheid handelt, ten minste 18 jaar oud bent en gemachtigd bent om de entiteit die u vertegenwoordigt te binden. Waiterr is een B2B-dienst — niet bedoeld voor consumentengebruik.

2.Beschrijving van de dienst

Waiterr is een SaaS-platform dat horecaprofessionals helpt hun zaak te runnen. Afhankelijk van de gekozen formule kan de dienst het volgende omvatten:

• een Point-of-Sale (POS) voor tablets en kassa-terminals;
• QR-bestelling en pay-at-table voor klanten ter plaatse;
• click & collect, online bestellen en (waar van toepassing) leveringsbeheer;
• reserveringen en vloerplanbeheer;
• keukenscherm (KDS), printerrouting en bestelopvolgschermen;
• voorraad-, recepten- en leveranciersbeheer;
• een CRM met loyalty, marketing automation en review-aggregatie;
• statistieken, rapporten, boekhoudexports en integraties met derden.

Een gedetailleerde en actuele lijst van functies per formule is beschikbaar op onze tariefpagina. We kunnen nieuwe functies toevoegen, bestaande verbeteren of uitfaseren — bij materiële wijzigingen die een functie waarop u actief vertrouwt negatief beïnvloeden, brengen wij u tijdig op de hoogte.

3.Account aanmaken en beveiligen

Voor het grootste deel van de dienst hebt u een Waiterr-account nodig. U gaat akkoord met:

• het verstrekken van juiste, actuele en volledige informatie bij het aanmaken van uw account;
• het vertrouwelijk en beveiligd houden van uw inloggegevens;
• het activeren van tweestapsverificatie voor accounts met administratieve rechten;
• ons onmiddellijk te verwittigen op contact@waiterr.app bij ongeoorloofde toegang of vermoedelijke compromittering.

U bent verantwoordelijk voor alle activiteit onder uw account, ook door door u uitgenodigde gebruikers of door u verbonden integraties. U kunt extra gebruikers (personeel, boekhouder, partners) uitnodigen binnen de grenzen van uw formule; elke gebruiker dient deze Voorwaarden te aanvaarden.

4.Gratis proefperiode

Nieuwe klanten kunnen in aanmerking komen voor een gratis proefperiode van 14 dagen waarin het platform kan worden gebruikt zonder betaalgegevens op te geven. De proefperiode wordt enkel een betalend abonnement als u actief een formule kiest en een geldige betaalwijze opgeeft.

Het gebruik tijdens de proefperiode is onderworpen aan fair-use limieten (aantal bestellingen, betaalvolume, apparaten) en kan op elk moment worden beëindigd indien wij misbruik vaststellen of een gebruik dat duidelijk de typische evaluatie overstijgt.

5.Abonnement, prijzen en verlenging

Abonnementsbedragen worden gefactureerd volgens de formule en factuurcyclus die u kiest op onze tariefpagina. Prijzen zijn exclusief btw en andere wettelijke belastingen, die waar wettelijk vereist worden toegevoegd.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, worden abonnementen automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van dezelfde duur (maandelijks of jaarlijks) tegen het op dat moment geldende tarief, totdat u opzegt.

Wij kunnen onze tarieven wijzigen met 30 dagen kennisgeving voor maandelijkse formules en 60 dagen voor jaarlijkse formules. De kennisgeving wordt verzonden naar het e-mailadres dat aan uw account is gekoppeld. Bent u het niet eens met de nieuwe tarieven, dan kunt u opzeggen vóór de inwerkingtreding.

Wanneer de dienst extra gebruiksgebonden kosten genereert (bv. couvert boven het inbegrepen quotum in de Starter-formule, extra productieschermen, optionele integraties), worden deze achteraf gefactureerd aan het einde van elke factuurcyclus.

Late betaling kan leiden tot wettelijke verwijlinteresten naar Belgisch recht, vermeerderd met redelijke invorderingskosten, en kan na redelijke kennisgeving en gelegenheid tot regularisatie leiden tot opschorting of beëindiging van de dienst.

6.Betalingen en fiscaliteit

We gebruiken gecertificeerde betaalproviders voor abonnementsbetalingen. Kaartgegevens worden rechtstreeks door die providers verwerkt en bewaard onder PCI-DSS - wij zien of bewaren uw volledige kaartnummer nooit.

U machtigt ons (en onze verwerkers) om de aangewezen betaalwijze te debiteren voor alle verschuldigde bedragen. U dient uw betaalgegevens up-to-date te houden. Bij een mislukte betaling proberen we het meermaals opnieuw en lichten we u in; aanhoudende mislukkingen kunnen leiden tot opschorting.

Voor eindklantbetalingen die *via* het platform worden verwerkt (bestellingen betaald door uw gasten), kunnen extra kosten van toepassing zijn afhankelijk van de betaalwijze, de uitgever en het land. Deze worden weergegeven in uw dashboard. Wij treden enkel op als technisch facilitator — de onderliggende betaalrelatie loopt tussen de eindklant, de uitgever en de gelicentieerde betaalinstelling.

U bent als enige verantwoordelijk voor het uitreiken van fiscale bewijzen en voor de naleving van toepasselijke btw- en boekhoudregels. Wij bieden tools om u daarbij te helpen (kassagescommercialisaties-conforme tickets, exports), maar wij zijn niet uw boekhouder.

7.Opzegging, terugbetalingen en formulewijzigingen

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen vanuit de Manager-app onder *Instellingen → Facturatie*, of via contact@waiterr.app.

• Maandelijkse formule: opzegging gaat in op het einde van de lopende factuurmaand. Er wordt geen gedeeltelijke terugbetaling toegekend voor het ongebruikte gedeelte.
• Jaarlijkse formule: u kunt overstappen naar maandelijks aan het einde van het jaarlijkse termijn. Jaarabonnementen zijn niet terugbetaalbaar, behalve indien wettelijk verplicht.
• Downgrade: gaat in op het einde van de lopende factuurcyclus. Tot dan blijft u op uw huidige formule.
• Upgrade: gaat onmiddellijk in, met het nieuwe tarief pro-rata berekend voor de rest van de periode.

Aangezien Waiterr een B2B-dienst is, geldt het herroepingsrecht voor consumenten niet. Een commerciële terugbetaling kan per geval worden toegekend, zonder enige verplichting van onzentwege.

8.Aanvaardbaar gebruik

U gaat akkoord om niet:

• de dienst te gebruiken voor onwettige, frauduleuze, inbreukmakende of schadelijke doeleinden;
• inhoud te uploaden die illegaal, misleidend, lasterlijk of inbreukmakend is of de privacy schendt;
• technische beveiligingsmaatregelen te omzeilen of ongeoorloofde toegang te zoeken tot de dienst of tot gegevens van andere klanten;
• malware te introduceren, denial-of-service-aanvallen uit te voeren of de integriteit of prestatie van het platform te verstoren;
• reverse engineering te plegen, te decompileren of de broncode van de dienst te extraheren, behoudens voor zover wettelijk uitdrukkelijk toegestaan;
• de dienst zonder onze schriftelijke toestemming aan derden door te verkopen, te sublicentiëren, te whitelabelen of commercieel te herverdelen;
• de dienst te gebruiken om ongevraagde commerciële communicatie in strijd met de wet te versturen;
• onze publieke pagina's te scrapen of automatiseren buiten de gepubliceerde rate limits.

Wij kunnen uw account opschorten of beëindigen indien wij te goeder trouw vaststellen dat u deze regels schendt: onmiddellijk indien nodig om ernstig nadeel te voorkomen, met redelijke kennisgeving in andere gevallen.

9.Klantgegevens en -content

U behoudt alle rechten op de gegevens en content die u uploadt naar de dienst ("Klantgegevens"). U verleent ons een wereldwijde, royaltyvrije, niet-exclusieve licentie om Klantgegevens te hosten, verwerken, verzenden, weer te geven en te back-uppen, uitsluitend voor zover nodig voor de levering, beveiliging en wettelijke conformiteit van de dienst.

U bent als enige verantwoordelijk voor:

• de juistheid en wettigheid van de Klantgegevens;
• het beschikken over de nodige rechten en toestemmingen (in het bijzonder van uw eindklanten) om de gegevens te uploaden en te verwerken;
• de naleving van de AVG en andere toepasselijke wetgeving wanneer u optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die op het platform worden gehost.

Wij treden op als uw verwerker voor de Klantgegevens en sluiten een verwerkersovereenkomst (DPA) die deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

Bij beëindiging stellen wij de Klantgegevens gedurende 30 dagen beschikbaar voor export; daarna worden ze binnen een bijkomende 30 dagen uit productie en binnen 35 dagen uit back-ups verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplicht.

10.Beschikbaarheid en onderhoud

We mikken op een maandelijkse beschikbaarheid van 99,9 % voor de productieomgeving, berekend exclusief gepland onderhoud, overmacht, externe storingen buiten onze controle en configuratiefouten aan klantzijde.

Gepland onderhoud wordt minstens 48 uur op voorhand aangekondigd en gebeurt normaal buiten horeca-piekuren (typisch tussen 03:00 en 06:00 CET).

Indien de dienst de doelstelling in een gegeven maand materieel niet haalt, kunt u een service credit vragen ten belope van 5 % van de maandelijkse abonnementsprijs per volledig uur kwalificerende downtime, met een plafond van 25 % van het maandbedrag. De aanvraag dient binnen 30 dagen na het incident te worden ingediend en is het enige verhaal voor downtime.

11.Support

Support is inbegrepen in elke betalende formule. De kanalen en responsetijddoelen hangen af van uw formule en zijn beschreven op onze tariefpagina. Premium support (e-mail prioritair, telefoon, dedicated account manager) is beschikbaar in de Business- en Enterprise-formules.

On-site installatie, hardwarereparatie en het bouwen van integraties van derden behoren niet tot de standaardsupport. Deze worden afzonderlijk gefactureerd als professional services.

12.Hardware (POS-terminals, printers, schermen)

Waiterr is hardware-agnostisch. U kunt het platform gebruiken op iPad, Android-tablets en Windows-pc's die voldoen aan de technische vereisten in onze helpcenter. Wij kunnen geselecteerde hardware doorverkopen (bonprinters, betaalterminals, KDS-schermen, NFC-plaques) — deze verkopen vallen onder onze Algemene verkoopsvoorwaarden en de fabrieksgarantie.

U bent verantwoordelijk voor de aankoop, configuratie, beveiliging en het onderhoud van de hardware die u gebruikt met de dienst, inclusief de connectiviteit. Wij zijn niet aansprakelijk voor incompatibiliteiten ingevoerd door firmware-updates die door de fabrikant worden uitgerold.

13.Algemene verkoopsvoorwaarden voor hardware en professionele diensten

Deze sectie geldt voor verkoop of verhuur van hardware, installatie, datamigratie, opleiding, maatwerkintegraties en alle professionele diensten die wij naast het SaaS-abonnement leveren.

• Offertes en bestellingen: prijzen, scope, leveringsaannames en voorwaarden staan in een offerte of orderbevestiging. Een bestelling wordt bindend zodra ze schriftelijk, elektronisch of door betaling wordt aanvaard.
• Levering en risico: leveringsdata zijn ramingen tenzij uitdrukkelijk bindend bevestigd. Het risico voor hardware gaat over bij overhandiging aan u of aan de vervoerder.
• Eigendomsvoorbehoud: hardware blijft onze eigendom tot volledige betaling. Tot dan mag u die niet doorverkopen, verpanden of permanent wijzigen.
• Aanvaarding van diensten: professionele diensten worden geacht aanvaard te zijn wanneer u het resultaat in productie gebruikt of niet binnen 7 kalenderdagen na levering schriftelijk een materieel gebrek meldt.
• Garantie: nieuwe hardware geniet de toepasselijke wettelijke en/of fabrieksgarantie. Gebruikte of refurbished hardware kan een kortere garantie hebben indien dit duidelijk in de offerte staat.
• Retouren: B2B-aankopen zijn definitief. Retouren of omruilingen worden alleen aanvaard bij bewezen gebrek, foutieve levering of onze voorafgaande schriftelijke goedkeuring.
• Voorwaarden aan klantzijde: u voorziet tijdig toegang, stroom, netwerk, compatibele toestellen, administratorrechten en een deskundig aanspreekpunt. Vertragingen door ontbrekende voorwaarden kunnen afzonderlijk worden aangerekend.

14.Diensten en integraties van derden

Het platform integreert met diensten van derden zoals betaalproviders, kaart- en zoekproviders, boekhoudtools en bezorgaggregators. Uw gebruik daarvan is onderworpen aan de eigen voorwaarden en privacybeleid van de derde partij. Wij hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, inhoud of het gedrag van die diensten.

Indien een derde-partij dienst niet meer beschikbaar is, zijn voorwaarden wijzigt, zijn tarieven verhoogt of stopt, zullen wij redelijke inspanningen leveren om verstoring te beperken, zonder continuïteit te kunnen garanderen.

15.Intellectuele eigendom

De dienst, met inbegrip van alle software, designs, merken, logo's, documentatie en content die wij leveren, is eigendom van Waiterr of haar licentiegevers en wordt beschermd door intellectuele eigendomswetten. Wij verlenen u een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie om de dienst te gebruiken voor uw interne professionele doeleinden tijdens de looptijd van uw abonnement.

Niets in deze Voorwaarden draagt enig intellectueel eigendomsrecht over, behalve de uitdrukkelijk verleende licentie. U mag eigendomsvermeldingen niet verwijderen, wijzigen of verbergen.

Feedback. Indien u suggesties, ideeën of feedback over de dienst toezendt, verleent u ons een eeuwigdurende, onherroepelijke en royaltyvrije licentie om deze zonder beperking te gebruiken. Wij hoeven u niet anoniem te houden en zijn u niets verschuldigd voor dat gebruik.

16.Vertrouwelijkheid

Elke partij kan niet-publieke informatie van de andere ontvangen ("Vertrouwelijke Informatie"). De ontvangende partij gebruikt deze enkel voor de uitvoering van deze Voorwaarden, beschermt ze met minstens dezelfde zorg als haar eigen vertrouwelijke informatie (en nooit minder dan een redelijke zorg) en deelt ze enkel met medewerkers, adviseurs en subverwerkers die ervan op de hoogte moeten zijn en zelf gebonden zijn door geheimhoudingsverplichtingen.

Deze verplichtingen gelden niet voor informatie die zonder schending publiek wordt, vóór de openbaarmaking bekend was bij de ontvangende partij, onafhankelijk werd ontwikkeld zonder gebruik van de Vertrouwelijke Informatie, of moet worden vrijgegeven krachtens de wet (met kennisgeving aan de andere partij waar wettelijk toegestaan).

17.Gegevensbescherming

Onze verwerking van persoonsgegevens is in detail beschreven in onze Privacybeleid. Voor Klantgegevens met persoonsgegevens waarover u verwerkingsverantwoordelijke bent, maakt onze Verwerkersovereenkomst (op aanvraag verkrijgbaar) deel uit van deze Voorwaarden.

Elke partij leeft de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving (waaronder de AVG) na bij de uitvoering van dit contract.

18.Garanties en uitsluitingen

Wij garanderen dat de dienst materieel zal werken in overeenstemming met de documentatie. Wij zullen commercieel redelijke inspanningen leveren om materiële gebreken die u meldt te corrigeren.

Naast bovenstaande garantie en in de mate maximaal toegelaten door de wet, wordt de dienst geleverd "zoals hij is" en "naar beschikbaarheid". Wij sluiten alle andere garanties uit, uitdrukkelijk of stilzwijgend, waaronder verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, niet-inbreuk en garanties die voortvloeien uit de handelsgebruiken.

Wij garanderen niet dat de dienst ononderbroken of foutloos zal zijn, of dat hij aan elke specifieke bedrijfsbehoefte zal voldoen. U bent verantwoordelijk om de geschiktheid tijdens de proefperiode te beoordelen en om een eigen back-of-house-noodplan te onderhouden.

19.Beperking van aansprakelijkheid

In de mate maximaal toegelaten door de wet:

• is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg-, exemplarische of punitieve schade, noch voor verlies van winst, omzet, business, goodwill, reputatie, verwachte besparingen of gegevens, zelfs indien gewaarschuwd voor de mogelijkheid;
• is onze totale gecumuleerde aansprakelijkheid onder deze Voorwaarden (contractueel, buitencontractueel of anders) beperkt tot het bedrag dat u ons heeft betaald in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit.

Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die niet kan worden beperkt onder Belgisch recht, met inbegrip van fraude, grove fout, opzet of overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door nalatigheid.

20.Vrijwaring

U vrijwaart ons tegen alle vorderingen van derden, schade, aansprakelijkheid, kosten en uitgaven (inclusief redelijke advocaatkosten) die voortvloeien uit of verband houden met:

• uw Klantgegevens, inclusief vorderingen wegens inbreuk op rechten van derden of de wet;
• uw gebruik van de dienst in strijd met deze Voorwaarden of toepasselijke wetgeving;
• elke fiscale, boekhoudkundige of arbeidsrechtelijke verplichting die op u rust en niet op ons.

Wij vrijwaren u tegen vorderingen van derden waarin wordt gesteld dat de dienst, gebruikt zoals toegestaan onder deze Voorwaarden, een geldig intellectueel eigendomsrecht in de EU schendt. Deze vrijwaring is afhankelijk van een prompte kennisgeving, onze exclusieve controle over de verdediging en uw redelijke medewerking.

21.Looptijd en beëindiging

Deze Voorwaarden treden in werking bij het aanmaken van een account of het abonneren op een formule en blijven van kracht tot beëindiging.

Elke partij kan het contract beëindigen:

• om bestwil, aan het einde van de lopende factuurcyclus, volgens de hierboven beschreven opzeggingsprocedure;
• bij materiële tekortkoming, na schriftelijke kennisgeving en een hersteltermijn van 30 dagen (onmiddellijke beëindiging is mogelijk voor onherstelbare tekortkomingen);
• onmiddellijk indien de andere partij insolvent wordt, haar activiteit staakt of het voorwerp uitmaakt van een faillissementsprocedure of vergelijkbaar.

Bij beëindiging: (i) eindigt uw toegang tot de dienst, (ii) worden alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar, (iii) worden de Klantgegevens behandeld zoals beschreven in *Klantgegevens en -content*, en (iv) blijven bepalingen die naar hun aard moeten voortleven (IE, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, garantie-uitsluitingen, toepasselijk recht) ook na beëindiging van kracht.

22.Wijzigingen aan deze Voorwaarden

We kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd actualiseren om wijzigingen aan de dienst, de wet of onze activiteit te weerspiegelen. De datum "Laatste update" bovenaan deze pagina geeft de huidige versie aan.

Voor materiële wijzigingen lichten we u in per e-mail en/of via een banner in de Manager-app, ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding. Voortgezet gebruik na die datum geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden. Bent u het niet eens, dan kunt u opzeggen vóór de inwerkingtreding.

23.Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of laattijdig nakomen (anders dan betalingsverplichtingen) van haar verplichtingen voor zover dit te wijten is aan gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, waaronder natuurrampen, oorlog, terrorisme, onlusten, pandemieën, overheidsmaatregelen, sociale conflicten, storingen in internet, telecommunicatie of nutsdiensten en handelingen van externe leveranciers. De getroffen partij zal redelijke inspanningen leveren om de impact te beperken.

24.Diverse bepalingen

• Volledige overeenkomst. Deze Voorwaarden, samen met het Privacybeleid en elke Order Form of DPA tussen partijen, vormen de volledige overeenkomst en vervangen alle eerdere of gelijktijdige afspraken over hetzelfde onderwerp.
• Deelbaarheid. Indien een bepaling onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht en zal de onafdwingbare bepaling worden vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling het dichtst benadert.
• Geen afstand. Het niet uitoefenen van een recht is geen afstand van dat recht.
• Overdracht. U mag deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij mogen ze overdragen in het kader van een fusie, overname, herstructurering of verkoop van (vrijwel) al onze activa.
• Kennisgevingen. Kennisgevingen aan u worden verzonden naar het e-mailadres in uw account. Kennisgevingen aan ons gebeuren via contact@waiterr.app, met kopie per aangetekende post aan onze maatschappelijke zetel voor juridische kennisgevingen.
• Onafhankelijkheid van partijen. Niets in deze Voorwaarden creëert een vennootschap, joint venture of mandaatsverhouding tussen partijen.

25.Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Voorwaarden worden beheerst door Belgisch recht, met uitsluiting van zijn conflictenregels en van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten.

Elk geschil voortvloeiend uit of in verband met deze Voorwaarden wordt voorgelegd aan de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel (Nederlandstalige kamer), België, behoudens dwingende consumentenbeschermingsregels in uw woonland die u een ander forum verlenen.

26.Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden, contacteer ons via contact@waiterr.app, of per post:

One Solution BV — Legal, Rubensplein 19, 1560 Hoeilaart, België.